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商务英语写作要简洁、自然，可以把自己的一些思想、个性和情感融入到写作中，商务信函写作鼓励使用自然语言，就像面对面交谈一样。选词要准确，避免造成歧义。

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一.商务英语信函的语言特征

1.选择具体词汇

使用具体的词汇准确地表达己方的意愿，帮助双方快速地交流，是商务信函的重要特征。因此，英语商务信函写作应尽量使用具体词汇准确、快速地表达意思，避免意义模糊。

2.避免使用歧义词汇

歧义词汇是指有些词汇在同一个上下文语境中有两种甚至多重意思的理解。商务信函中使用造成歧义的词汇可能影响双方的理解，造成不必要的麻烦。

3.避免形容词的重复使用

我们的写作习惯表达相同的意思，一方面重复可以保持平衡的词法结构，另外重复也加强了语气，强化了表达的意思。英语文化强调用简明的语言表达意思。在商务英语信函写作时，我们应该遵守英语语言的习惯，避免使用不必要的重复，保持信函的语言简洁，意思清晰。

二.商务英语信函的写作原则

1.明确原则

明确原则包括两个方面，一是写信人在写课文之前就知道自己想写什么，二是在收到信的时候，能够充分理解写信人想表达的内容，不会产生误解。这就要求写作者头脑清醒、条理清晰、表达准确，避免使用一些含糊、模棱两可的词语。

2.简洁原则

简洁是指在不影响书信礼貌的前提下，用最少的语言表达最丰富、最完整的内容，能够使信件更加简洁有力。

3.准确性原则

商务英语信函与买卖双方的权利、义务、利益和企业形象密切相关，是制作各种商务单据的依据和商务活动的重要凭证。准确是商务英语信函写作的重要原则。

三.商务英语信函的写作技巧

1.使用主动语态

在商务邮件中使用被动语态会显得生硬和官僚化，而主动语态则更加有趣和生动。当然，主动语态并不是每一种情况下都必须要使用的。

当动作发出的主语不明确时，不要使用被动语态，因为在被动语态中看不出动作发出者是谁，所以我们有时会在商务中使用被动语态来逃避某些责任。

2.用动词代替名词

动词名词化(例如，把avoid写成avoid of)会拉长句子，使句子不那么生动、客观。在商务英语写作中应该尽量用动词而不是名词。